GED

Cette solution combine l’innovation du monde open source avec la stabilité et les performances d’une plateforme dédiée à l’entreprise. Le modèle open source permet d’utiliser les composants de référence existants et d’obtenir des contributions de la communauté afin d’obtenir un logiciel véritablement innovant, de grande qualité et à moindre coût.
Outre la puissance de sa gestion Electronique de Documents, le logiciel est un véritable outil de travail collaboratif qui offre non seulement la possibilité de partager des documents mais aussi de gérer le versionning des documents et la mise en place de circuits de validation grâce au système de workflow intégré.
JL design possède toute l’expertise pour vous accompagner dans l’intégration de cet outil et former collaborateurs et utilisateurs aux fonctionnalités liées à l’ECM.

GED propose un système de gestion documentaire ECM permettant de stocker, de rechercher et de collaborer simplement sur des documents :

  • Système de fichiers virtuel : GED remplace les lecteurs réseau partagés tout en conservant la même interface et les transforme en un système de fichiers virtuel rendant la gestion de contenu d’entreprise aussi simple que le partage de fichiers.
  • Catégorisation du contenu : extraction automatique des métadonnées quelque soit l’interface. Le workflow peut extraire des propriétés telles que le nom de l’auteur ou d’autres mots clés à partir du document, permettant de les utiliser ultérieurement pour rechercher le document.
  • Gestion des données et moteur de transformation (par exemple Word vers PDF, Powerpoint vers Flash)
  • Collaboration des équipes : guides pour la création d’espaces regroupant la connaissance des meilleures pratiques pour la structure des répertoires, les contenus, les templates, les urls, forum, notification des changements d’email, historique des actions sur les documents : qui a créé, qui a mis à jour, date de création et date de mise à jour.
  • Workflow intégré : intégration de jBPM (support de workflow élaboré), tableau de bord des tâches, conformité réglementaire : gestion sécurisée du cycle de vie des documents.
  • Recherche avancée : recherche combinée sur les métadonnées, le contenu, la localisation, le type de contenu et l’appartenance à une ou plusieurs catégories et enregistrement des recherches.
  • Personnalisation : personnalisation du serveur via Javascript, personnalisation du client via un framework ouvert pluggable, interface utilisateur simple à étendre via le Dialog Wizard Framework, configuration simple des menus.
  • Administration : sécurité et gestion des utilisateurs par utilisateur, groupe et rôle, gestion des accès aux documents depuis le client Web, gestion des mises à jours et des migrations, importation et exportation globales de tout l’espace de stockage.

Au-delà de la Gestion Electronique de Document, GED est un véritable outil d’ECM qui offre une grande flexibilité et présente un système évolutif :

  • Optimiser le traitement des informations : GED offre un système d’ECM complet avec une large richesse fonctionnelle, une ergonomie bien pensée et des performances globales inégalables. L’outil possède une grande capacité à monter en puissance lors de projets grands comptes.
  • Réduire les coûts : permet de réduire les coûts jusqu’à 96% par rapport aux systèmes propriétaires. L’utilisation des technologies open-source les plus récentes permet à GED d’être 5 fois plus rapide et 10 fois moins cher que les systèmes propriétaires classiques.
  • Gagner en efficacité : la plateforme GED est aussi simple à utiliser qu’un lecteur réseau partagé. Grâce à des interfaces simples et familières, l’adoption par les utilisateurs est facilitée et les utilisateurs gagnent en autonomie. Vous économisez en budget formation. De plus, la solution est facile à mettre en oeuvre et à administrer.
  • Optimiser la recherche : GED permet de rechercher aussi simplement qu’une recherche dans Amazon ou Google et offre la possibilité de rechercher dans de multiples référentiels GED et wikis, blogs et flux d’information externes.
  • Favoriser le travail collaboratif : GED simplifie la collecte, l’extraction et le partage des informations. Les membres des projets peuvent rapidement trouver le contenu qui les intéressent, consulter des projets déjà réalisés ou similaires et garder la maîtrise de tous les changements pertinents pour les rendre plus efficaces.

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